Klarheit schaffen: das neue Transparenzregister

Das Transparenzregister –

Fragen & Antworten

Unternehmer müssen im Transparenzregister Klarheit schaffen – Wer dem nicht rechtzeitig nachkommt, riskiert ein Bußgeld.

Seit dem 26. Juni 2017 ist das neue Geldwäschegesetz in Kraft getreten. Für viele Unternehmen und Organisationen besteht nun Handlungsbedarf! Bis zum 1. Oktober 2017 mussten die entsprechenden Daten an das Transparenzregister gemeldet werden. Galt bis zum 31.12.2019 noch eine Karenzzeit, können seit dem 1.1.2020 Verstöße gegen die Pflicht zur Offenlegung von den Ordnungsbehörden mit Bußgeldern ab 100.000 Euro in einfachen Fällen bis hin zu fünf Millionen Euro oder 10 Prozent des Jahresumsatzes bei schwerwiegenden, systematischen oder wiedeholten Verstößen belegt werden.

Wer ist zur Meldung verpflichtet und was muss gemeldet werden?

Wir versuchen etwas Licht ins Dunkle zu bringen:

Die Europäische Union (EU) will mit der neuen Richtlinie Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erschweren.

Ziel ist es, die natürlichen Personen zu identifizieren, die schlussendlich hinter den Firmen / Firmenzusammenschlüssen/ Konzernen stehen und die die Entscheidungen treffen.

In Deutschland wird  hierfür ein neues Transparenzregister eingeführt. Dies soll es erleichtern, den wirtschaftlich Berechtigten für ein Geschäft oder eine Transaktion festzustellen. Außerdem gewährt es Einblick in Beteiligungsverhältnisse von Unternehmen, Organisationen und Gesellschaften.

In allen EU Ländern wird es vergleichbare Regelungen geben.

Über maßgebliche Beteiligungsverhältnisse mussten Unternehmen schon seit längerer Zeit informieren. Die Kontrollverhältnisse innerhalb der Unternehmen jedoch sind bislang gut gehütete Interna. Das ändert sich jetzt. Denn die im „Dunkeln“ verborgenen Einflussstrukturen müssen nun im Transparenzregister offen gelegt werden.

Werden die Angaben nicht offengelegt, so können drastische Bußgelder verhängt werden, die nicht nur die betroffenen Firmen und Geschäftsführer, sondern auch die Anteilseigner treffen können.

Wir raten daher, die Verpflichtungen ernst zu nehmen und die Angaben zu Verfügung zu stellen, auch wenn es bei der tatsächlichen Umsetzung noch Unklarheiten gibt.

Was ist das Transparenzregister?

Für jede Vereinigung wird ein Register eingerichtet. Dort werden die natürlichen Personen registriert, die die Vereinigung schlussendlich kontrollieren (wirtschaftlich Berechtigte), die also

über mehr als 25% der Kapitalanteile (direkt oder indirekt) einer „Vereinigung“ verfügen

mehr als 25% der Stimmrechte einer „Vereinigung“ kontrollieren

oder die Kontrolle auf eine vergleichbare Weise ausüben

Als Kontrollverhältnisse zählen z. B.

•  „Absprachen“ im Kreis der Anteilseigner
•  Treuhand- und Stimmpool-Vereinbarungen
•  Kooperationen
• Konsortien

Das gilt auch, falls es sich um ausländische natürliche Personen handelt

Was ist eine Vereinigung?

Mit dem neuen Begriff „Vereinigung“ werden juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften erfasst.

Für wen gilt die Meldepflicht zum Transparenzregister?

Die Meldepflicht gilt gemäß § 20 Abs. 1 GWG für die folgenden Organisationen, die ihren Sitz in Deutschland haben:

• Juristischen Personen des Privatrechts. Das sind zum Beispiel: AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a.A) und rechtsfähige Stiftungen.
• Eingetragene Personengesellschaften. Darunter fallen beispielsweise OHG, KG, einschl. GmbH & Co. KG, und Partnergesellschaften (PartG).
• Trust nach ausländischem Recht.
• Nichtrechtsfähige Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck.
• Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.

Für die GbR gibt die IHK in ihrer Information zum Transparenzregister Entwarnung. Die GbR unterliegt grundsätzlich nicht der Meldepflicht. Wenn eine GbR jedoch Anteile an einer GmbH hält, dann muss auch sie ihre Gesellschafter in die Gesellschafterliste der GmbH eintragen.

Wie erfolgt die Meldung zum Transparenzregister?

Die Meldung ist nur auf elektronischem Wege möglich: www.transparenzregister.de.

Was muss gemeldet werden?

Zu jeder Vereinigung müssen die wirtschaftlich berechtigte(n) Person(en) gemeldet werden

Anzugeben sind

Vor- und Nachname

Geburtsdatum

Wohnort

Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Wirtschaftlich berechtigte Person

Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Vereinigung schlussendlich steht  (s.o)

Gibt es keine solche(n) Person(en), da z. Bsp. keiner der Gesellschafter über mehr als 25% der Kapitalanteile verfügt, so ist der gesetzliche Vertreter, bzw. der geschäftsführende Gesellschafter als ( fiktiver) wirtschaftlicher Berechtigter anzugeben.

Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Was hier gemeldet werden soll, ist noch nicht vollständig klar.

Vorerst gehen wir davon aus, dass die Höhe der Gewinnbeteiligung angegeben werden soll.

Erleichterungen bei der Meldung

• Die Meldepflicht entfällt, wenn die Angaben bereits aus anderen öffentlich zugänglichen Registern und Quellen elektronisch abrufbar sind, und zwar aus:

1. dem Handelsregister (§ 8 des Handelsgesetzbuchs),
2. dem Partnerschaftsregister (§ 5 des Partnerschaftsgesellschaftsgesetzes),
3. dem Genossenschaftsregister (§ 10 des Genossenschaftsgesetzes),
4. dem Vereinsregister (§ 55 des Bürgerlichen Gesetzbuchs) oder
5. dem Unternehmensregister (§ 8b Absatz 2 des Handelsgesetzbuchs)

Der Gesetzgeber bezeichnet das als Meldefiktion. Wichtig dabei:

• Die Angaben müssen dort elektronisch abrufbar hinterlegt sein.
• Aus den Angaben muss hervorgehen, woraus sich die Stellung einer Person als wirtschaftlich Berechtigter ergibt.

Besonders beim zweiten Punkt werden Betroffene feststellen: Die Einträge in anderen Registern enthalten nicht alle für das Transparenzregister erforderlichen Angaben. Fehlen solche Angaben, ist die Meldefiktion hinfällig. Betroffene müssen also in jedem Einzelfall prüfen, ob alle Angaben eingetragen und elektronisch verfügbar sind.

Die weiteren Pflichten (wie das Einholen, Aufbewahren, aktuell Halten) sind damit allerdings nicht aufgehoben.

Betroffene sollten daran denken, dass sie Angaben im Transparenzregister bei Bedarf ebenso aktualisieren müssen, wie die in anderen Registern. Das gilt auch dann, wenn sich die Änderungen bereits aus anderen Registern ergeben.

•  Ebenso müssen börsennotierte Aktiengesellschaften nicht aktiv werden, da eventuelle Stimmbindungs-, Pool oder Konsortialvereinbarungen bereits in anderen Registern elektronisch abrufbar hinterlegt sein müssen.

Wer hat Einblick ins Transparenzregister?

Das Transparenzregister steht nicht sofort nach Ablauf der Meldefrist zur Verfügung – Voraussichtlich erst ab dem 27. Dezember 2017.

Das Transparenzregister ist keineswegs öffentlich zugänglich.

Zugang haben in erster Linie

Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden

Das Bundeszentralamt für Steuern und die Finanzbehörden

Darüber hinaus soll aber auch Personen mit einem begründeten berechtigten Interesse an der Einsichtnahme auf Antrag das Transparenzregister einsehen können.

Wer damit gemeint ist, ist noch nicht gesetzlich definiert.

Auch der wirtschaftlich Berechtigte kann unter bestimmten Voraussetzungen selbst das Register einsehen.

Welche Kosten kommen auf mich zu?

Die Gebühren und deren Höhe und die einzelnen Gebührentatbestände stehen derzeit noch nicht fest, da es derzeit noch an einer Verordnung nach § 24 Abs. 3 GwG mangelt.

Was muss ich jetzt tun?

• Anteilseigner: Wenn Sie als Anteilseigner auch wirtschaftlich Berechtigter und natürliche Person sind, sind Sie in der Pflicht, Ihrer Gesellschaft Name, Geburtsdatum und Wohnort sowie „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ mitzuteilen.
• Ist der Anteilseigner wieder eine Vereinigung, so muss der Tochtergesellschaft der wirtschaftlich Berechtigte der Muttergesellschaft mitgeteilt werden ( auch falls es sich hierbei um eine ausländische Gesellschaft oder eine ausländische natürliche Person handelt)
• Gesellschaft: Die Gesellschaft muss die Angaben „einholen, aufbewahren, auf dem aktuellem Stand halten“ und sie bis zum 1. Oktober 2017 an das Transparenzregister melden.

Allgemeine Hinweise:

• Die Formulare zum Transparenzregister werden wohl noch einmal komplett überarbeitet. Dabei sollen dann auch die (unklaren) Kategorien tatsächliche/fiktive wirtschaftliche Berechtigung entfallen.
• Erheben Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten – aus Datenschutzgründen – nur unmittelbar bei den betroffenen Personen und weisen Sie diese auf Ihre Pflicht zur Meldung gemäß § 20 Geldwäschegesetz hin.

• Bitte beachten Sie: Der Eintrag in das Transparenzregister ersetzt nicht die Meldungen an die Stiftungsbehörde gemäß der Landesstiftungsgesetze. Stiftungsverzeichnisse der Länder oder Regierungsbezirke haben keine Registerqualität. Ein Datenbestand wird nicht an das Transparenzregister übermittelt.
• Die Diskussion zum Thema Transparenzregister ist in vollem Gange, viele Praxisfragen sind derzeit noch nicht abschließend geklärt. Gern halten wir Sie weiterhin auf dem Laufenden. Weitere Auskünfte und Antworten zu Rechtsfragen erteilt das Bundesverwaltungsamt, siehe insbesondere FAQ Stiftungen (bva.bund.de).

Unser Fazit: Es fehlt noch an Durchblick im Transparenzregister…

Informationen darüber, wie konkret das Verfahren der Meldungen an das Register aussieht und wie die weiteren Abläufe sind, liegen derzeit noch nicht vor. Gerne halten wir Sie hierzu aber über unsere Homepage bzw. unsere Newsletter auf dem Laufenden.

[Stand: 06. November 2017]

Die zuvor aufgeführten fachlichen Informationen sind der Verständlichkeit halber kurz gehalten und können die individuelle Beratung nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

Transparenzregelungen zu den verschiedenen Gesellschaftsformen:

Transparenzregelung für die GmbH:

• Wenn der Gesellschafter in der Gesellschafterliste im Handelsregister korrekt eingetragen ist, einschließlich seiner prozentualen Beteiligung am Kapital, muss er keine Meldung machen, wenn die Gesellschafterliste elektronisch abrufbar ist.
• Ist die Geschäftsleitung im Handelsregister elektronisch durch eine Gesellschafterliste erfasst, ist die Meldepflicht bereits erfüllt.
• Wenn aus der Beteiligungsangabe in der Gesellschafterliste die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter nicht ersichtlich wird, bspw. weil Stimmrechtsbindungen oder Treuhandvereinbarungen vorliegen, muss das eigens gemeldet werden.

Beispiel:

Der Gesellschafter ist mit einem Anteil von 20 Prozent gemeldet. Ihm werden jedoch weitere 10 Prozent kraft einer Stimmbindungsvereinbarung zugerechnet. Dieser Umstand wäre der GmbH mitzuteilen, von ihr zu dokumentieren und dem Transparenzregister zu melden. Das bedeutet, dass nun Stimmbindungen (Poolverträge, Konsortialabreden) jedenfalls der Geschäftsführung sowie den für das Transparenzregister zur Einsicht berechtigten Institutionen/ Personen bekannt werden.

• Wenn die Anmeldungen als Gesellschafter noch nach altem Recht bis 2008 erfolgt sind und nicht aktualisiert wurden, muss eigens an das Transparenzregister gemeldet werden.
• Änderungen im Gesellschafterbestand ab dem 26.06.2017 werden automatisch schon im Handelsregister elektronisch mit Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen erfasst.

Damit entfällt eine weitere Meldung an das Transparenzregister.

Transparenzregelungen für die OHG und KG:

• Bei 2 bzw. 3 Gesellschaftern besteht bei gesetzlicher Regellage (Kopfprinzip) eine über 25%-Stimmkraft, die sich jedoch bereits aus dem Handelsregister (§ 106 II HGB) ergibt. Es ist also nichts zu veranlassen.
• Wer als Gesellschafter (natürliche Person) allerdings aufgrund gesellschaftsvertraglicher Gestaltung über mehr als 25% Stimmkraft verfügt, muss entsprechende Angaben machen. In diesem Fall müssen die geschäftsführenden Gesellschafter das an das Transparenzregister melden.
• Ist keine über 25%-Quote (oder sonstige Kontrolle) vorhanden, bspw. bei mehreren Gesellschaftern, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der geschäftsführende Gesellschafter.

Transparenzregelungen für nicht börsennotierte Aktiengesellschaften:

• Für über 25%-Beteiligungen: Der Inhaberaktionär als natürliche Person muss sich im Transparenzregister melden, sofern das nicht bereits gem. § 20 AktG geschehen ist. (Weil er ein „Unternehmen“ ist).
• Der Namensaktionär (natürliche Person) muss nichts unternehmen, wenn sein Eintrag im Aktienregister korrekt ist.
• Der Vorstand der AG hat die Meldungen zu archivieren und an das Transparenzregister weiterzuleiten. Die oben erwähnten Erleichterungen (Meldefiktion bei Handelsregister etc. -Eintragung) sind also hier nicht anwendbar, da das Aktienregister kein offizielles und öffentliches Register ist.